Rangkuman BAB 1 Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 Mac Leod

BAB 1

 

Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

 

Pendahuluan

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelolaseperti halnya sumber daya yang lain. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan.

Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer, tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi. Perusahaan merupakan suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.

Awalnya, aplikasi komputer utama adalah pengolah data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain : sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi komputer, dan sistem pakar. Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer ( computer based information system ) atau CBIS.

Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem yang berbasis komputer.

 

Manajemen Informasi

            Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan dengan mudah bagaimana direktur Wal-Mart atau Sony atau Nestle hampir sepenuhnya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

Jenis – jenis utama sumber daya :

1. Manusia
2. Material
3. Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
4. Uang
5. Informasi (termasuk data)

 

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

 

Manajemen Sumber Daya

            Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Ia meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.

 

Bagaimana Informasi Dikelola

            Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpuldan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat. Seluruh aktifitas ini disebut manejemen informasi.

 

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat

            Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial.

            Pengaruh Ekonomi Internasional, pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang dari setiap negara. Para pembeli melakukan pembelian di negara-negara dimana mata uang mereka memiliki nilai paling besar.

            Persaingan Dunia, dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri. Keputusan General Motors pada akhir tahun 1991untuk menutup banyak pabriknya menunjukkan bahwa industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak persaingan yang dapat berasal dari bagian dunia mana pun.

            Kompleksitas Teknologi yang Meningkat, Perusahaan-perusahaan melakukan investasi pada teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi yang diperlukan. Bayangkan apa yang terjadi jika Federal Express, perusahaan mail order L.L. Bean, atau AT&T tidak dapat lagi menggunakankomputer mereka.

            Batas Waktu yang Singkat, Para wiraniaga melakaukan pemasaran melalui telepon untuk menghubungi pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke yang lain, dan oabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada waktunya.

            Kendala-kendala sosial, Keputusan-keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan. Setiap pengaruh ini memberi kontribusi pada kompleksitas bisnis.

 

Kemampuan Komputer yang Semakin Baik

            Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah.

            Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM, non-manajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Para pemakai juga berada di luar perusahaan. Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek dividen, dan pemerintah menerima laporan pajak.

 

Dimana Terdapat Para Manajer

            Tingkat-Tingkat Manajemen, Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Manajer pada tingkat menengah mencakup manajer wilayah disebut  tingkat pengendalian manajemen. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia dan pemimpin proyek disebut tingkat pengendalian operasional.

            Saat merancang sistem informasi, penting untuk mempertimbangkan tingkatan manajer, karena hal ini dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya.

            Area Fungsional, Disamping tingkat organisasi tersebut, manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur, dan keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan menjadi semakin penting, yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi.

 

Apa Yang Dilakukan Para Manajer

            Fungsi-fungsi Manajemen,  Sekitar tahun 1914seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan, kemudian mereka mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

            Peran-peran Manajerial, dalam dua dasawarsa terakhir ini, gagasan peran-peran manajerial telah menjadi populer. Henry Mintzberg, profesor pada McGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi Fayol tidak memberikan gambaran yang menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri dari sepuluh peran manajerial  yang dimainkan oleh manajer, meliputi aktivitas inter-personal, informational dan decisional.

 

Keahlian Manajemen

            Keahlian komunikasi, Komunikasi terbagi dua, lisan dan tertulis. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, saat menggunakan telepon, dan saat meninjau fasilitas. Sedangkan komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, electronic mail dan terbitan berkala.

            Keahlian pemecahan masalah, Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Umumnya, manajer perlu membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

 

Pengetahuan Manajemen

            Mengerti komputer,  pengetahuan ini mencakup istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakankomputer, dan sebagainya.

            Mengerti Informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

 

Apa itu Sistem?

            Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen-elemen Sistem

Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, kepada elemen output. Suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol.

 

 

 

Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem  lingkaran terbuka. Sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanismee kontrol, dan  lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup.

 

Sistem Terbuka dan Sistem  Tertutup

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka.  Suatu  sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem teertutup.

 

Sistem Fisik dan Sistem  Konseptual

Perusahaan bisnis adalah suatu  sistem fisik. Ia  terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual, sebaliknya adalah sistem yang menggunakan  sumber daya konseptual –  informasi dan data – untuk mewakili suatu sistem fisik. Sistem konseptual umumnya ada sebagai  citra mental dari pikiran manajer, sebagai  angka-angka atau tulisan pada selembar kertas,  atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.

 

Pentingnya Suatu  Pandangan Sistem

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2. Menyadari perlunya  meemiliki tujan-tujan yang  baik.

3. Menekankan pentiingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

5. Memberikan peenilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

 

Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal pada Data

Saat punched card dan keydriven bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan mengabaikan  kebutuhan informasi para manajer. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah electronic data procesing dan kini telah disingkat menjadi  data processing.  Sistem Informasi Akuntansi meenghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.

 

Fokus Baru pada Informasi

Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan manajemen. Namun ada beberapa kekurangan ,yaitu :

1. Kurangnya pengetahuan tentang komputer di antara para pemakai.
2. Kurangnya pengertian bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peeran manajemen.
3. Peralatan komputeer yang  mahal dan terbatas dibanding standar sekarang.

 

Fokus Reevisi pada Pendukung Keputusan

Konsep sistem pendukung keputusan (DSS) adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan  pada suatu masalah tertentu  yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

 

 

 

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian  juga difokuskan pada aplikasi komputer lain : otomatiasi kantor (OA). OA  memudahkan kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputi aplikasi  seeperti konferensi jarak jauh, voice mail, surat  elektronik, electronic calendaring, facsimile transimission, dan desktop publishing.

 

Fokus  Potensial pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk meneerapkan kecerdasan buatan (AI). Bagian khusus dari AI yaitu sistem pakar. Sistem pakar adalah  suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang  spesialis dalam suatu area. 

 

Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Informasi disajikan dalam beentuk lisan maupun tertulis olh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis kmputer ( SIA, SIM, DSS, OA, dan ES). Kita menggunakan istilah sistem informasi  berbasis komputer atau CBIS untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

 

Organisasi Jasa Informasi

Para Spesialis Informasi

Ada lima golongan spesialis informasi : Analis sistem, pengelola database, spesialis jaringan, programer dan operator. Analis Sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

 

Pengelola database

bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.  Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

 

Spesialis jaringan

Bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

 

Programer

Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

 

Operator

Operator memantau layar komputer, mengganti  ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.

 

Kecenderungan menuju End-User Computing

Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri ini disebut sbagai end-user computing.

Apa yang mendorong End-User Computing

1. Meningkatnya Pengetahuan tentang Komputer

2. Antrian Jasa Informasi

3. Perangkat Keras yang Murah

4. Perangkat Lunak Jadi

 

Peran spesialis informasi dalam End-User Computing

Para pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem.  Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran konsultasi dari pada sebelumnya.

 

Menjustifikasi CBIS

Selama era EDP, perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer mereka berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan. Saat ini dijalankan, sejumlah kecil pegawai administrasi kehilangan pekerjaan mereka. Dihadapkan pada tugas memecat para pekerja yang telah digantikan oleh komputer, manajemeen biasanya lebih memilih untuk menugaskan mereka pada pekerjaan yang lain.

Walapun komputer tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan, keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik – mencapai peningkatan efisiensi atau pengurangan investasi. Justifikasi komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa berhargakah laporan itu.   

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatan adalah peruahaan menerapkan laporan yang baru kemudian membandingkan laba pada periode laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif adalah langkah kuncu dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.  

 

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut :

1. Perencanaan
2. Analisis
3. Rancangan
4. Penerapan
5. Penggunaan

SIM yang memproyeksikan jumlah agen dan perekrut untuk perusahaan asuransi telah digunakan ssejak pertengahan 1980-an. Cepat atau lambat, sifat kehidupan membentuk suatu pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus kehidupan baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.

 

Mengelola CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis informasi.

 

Menempatkan CBIS dalam konteks

Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaan bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa ekstensif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah menjadi sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem-sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

 

 Sumber :

Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1

Pengarang : Mac Leod