Rangkuman BAB 2 Buku Sistem Informasi Manajemen Jilid 1 Mac Leod

BAB 2

 

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

 

Pendahuluan

Dalam upaya mencapai keberhasilan di pasaran, para manajer  sangat menyadari pengaruh dari parra pelanggan dan pesaing perusahaan. Mereka berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus informasi. Hubungan elektronik antara komputer perusahaan dengan komputer milik elemen-elemen lingkungan memampukan semua organisasi tersebut berfungsi sebagai suatu sistem informasi antar-organisasi.

Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan di masa depan, mendapatkan umber daya terebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi ecara strategis (Strategic Planning for Information Resources) atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi memainkan peranan penting.

Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer, tidak ada yang dampaknya sebesar end-user computing.  Para pemakai sekarang mengembangkan banyak aplikasi mereka sendiri. Kecenderungan  ini akan berlanjut, dan akan menghasilkan manfaat keseluruhan bagi peruahaan, namun bukannya tanpa sejumlah risiko serius. Risiko tersebut dapat diperkecil dengan pengendalian manajemen yang tepat.

Saat manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang menerapkan sumber daya tersebut secara strategis, dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa kebijakanaan tersebut dijalankan  aktivitas itu disebut manajemen sumber daya informasi.

 

Perusahaan dalam Lingkungannya

            Sitem fisik perusahaan adalah lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya.

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya enyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktivitas ini.

 

Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaanyang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan daro keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.

Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para Pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakaisaat ini dan calan  pemakai. Serikat buruh adalah organissasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Pemegang saham atau Pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajeemen tertinggi. Pesaing mencakup semua organisasi yang  bersaing dengan perusahaan di asaran. Pemerintah pada tingkat pusat, daerah, dan lokal memberikan kendala-kendala salam bentuk  undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat  global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

 

Arus Sumber Daya Lingkungan

            Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Sumber daya mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati peruahaan, dan kembali kepada elemen-elemen.

Sebagian sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. tetapi tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan  dengan semua elemen tersebut adalah informasi.

 

Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing dan memenuhi kebutuhuan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan  leverage di pasaran.

 

Pandangan Awal tentang Keunggulan Kompetitif

Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunguglan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American Airlines dengan sistem pemesanan penerbangan yang disebut Sabre, American Hospital Supply dengan jaringan EDI (electronic data inter change), dan sistem distribuinya disebut Economost.

 

Pandangan Luas tentang Keunggulan Kompetitif

Suatu perusahaan dapat memanfaatkan arus informasi ke dan dari pemasoknya dengan membangun jaringan EDI yang memungkinkan pengiriman. Peruahaan mengirimkan permintaan penawaran harga ke komputer pemasok. Pemasok menanggapi dengan penawaran harga dalam bentuk elektronik, dan perusahaan mengirimkan pesanan pembelian dengan cara yang sama. Pemasok secara elektonik menyetujui pesanan pembelian dan mengirimkan faktur dalam bentuk elektronik saat barang dikirimkan.

Tidak terdapat formay standar untuk hubungan elektronik dengan masyarakat keuangan, tetapi dapat disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan. Elemen-elemen lingkungan yang menyediakan peluang terbesar bagi hubungan EDI dua arah adalah pelanggan, pemasok, pemerintah, dan masyarakat keuangan. Untuk elemen-elemen lain hubungan IOS dapat berupa media non-komputer.

 

 

Apa Sajakah Sumber Daya Informasi?

Telah timbul pandangan bahwa anda dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dengan kata lain dari pada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasiyang mengubah input menjadi output. Pengolah  ini meliputi hardware, software dan user.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi informasi karena itu terdiri dari:

1. Perangkat keras komputer

2. Perangkat lunak komputer

3. Para spesialis informasi

4. Pemakai

5. Fasilitas

6. Database

7. Informasi

Saat para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut  sebagai sumber daya informasi.

 

Siapa Mengelola Sumber Daya Informasi?

Pengelolaan informasi ditangani suatu unit khusus yang terdiri dari para spesialis informasi. Unit ini, yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur. Prakteknya yang umum sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, seperti komite eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan perusahaan yang penting.

 

Chief Information Officer

Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan  direktur utama atau ketua dewan direksi. Konsep CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi teetapi  juga arrea operasi perusahaan lainnya.

 

Perencanaan Strategis

Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkat  itu singkat perencanaan.

 

Perencanaan Strategis Fungsional

Satu pendekatab bagi perencanaan strategis fungsional adalah tiap area menetapkan rencananya sendiri secara independen dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa area-area tersebut akan bekerja sama sebagai subsistem terpadu.

 

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Selama tahun-tahun terakhir, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis dari pada sebagian besar area yang lain.

 

Transformasi Kumpulan Strategi

Mendasarkan rencana strategis sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, disebut kumpulan strategi organisasi. Suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan disebut kumpulan strategi SIM dan pendekatan ini dinamakan transformasi kumpulan strategi.

Kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa area-area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Namu, pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat berhasil.

 

Pendekatan SPIR     

Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhuan dukungan sistem di masa depan.

 

Isi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Pertama, tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS sselama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan. Kedua, sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Peran yang akan dimainkan para pemakai dalam proyek ini perlu mendapat perhatian seksama. Perhatian ini penting terutama saat para  pemakai diharapkan dapat melakukan sebagian atau seluruh pekerjaan pengembangan.

 

End-User Computing sebagai masalah strategis

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengethauan komputer yang sama. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka.

 

Pemakai Akhir Tingkat Menu

Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti  yang ditampilkan oleh Lotus, dBASE, dan wordPerfect.

 

Pemakai Akhir Tingkat Perintah

Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.

 

Pemakai Akhir Tingkat Programer

Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperrti BASIC atau bahasa pemrograman dBASE yang terdpaat di dalam DBMS tersebut.

 

Personil Pendukung Fungsional

Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

 

 

 

 

Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir

Sebagian besar aplikasi end-user computing telah dibatasi pada sistem pendukung keputusan (DSS)  yang relatif mudah dan aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan.

Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan aplikasi SIM dan SIA, DSS yang kompleks, aplikasi otomatisasi kantor, dan sistem pakar.

 

Manfaat End-User Computing

Pertama, pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih  baik pada area-area tersebut.

Kedua, kesenjangan komunikasi atau kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak masa awal komputer. Pemakai memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer atau sebaliknya. Dengan membiarkan pemakai  mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak dierlukan komunikasi.

 

Risiko End-User Computing

Sistem yang Buruk Sasarannya

Pemakai akhir mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual.

 

Sistem yang Buruk Rancangan dan Dokumentasinya

Pemakai akhir, walau pun memiliki pengetahuan yang tinggi tentang komputer, tidak dapat menandingi profesionalisme spesialiss informasi dalam hal merancang sistem.

 

Penggunaan Sumber Daya Informasi yang tidak Efisien

Saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya dpaat memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan.

 

Hilangnya Intergritas Data

Pemakai akhir kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan. Pemakau lain mungkin menggunakan data yang salah, namun mengira bahwa data tersebut tepat.

 

Hilangnya Keamanan

Dengan cara serupa, pemakai akhirr mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. Kriminal komputer dapat mengakses sistem dan membahayakan perusahaan dengan berbagai cara.

 

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber daya informasi (information resources management), atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan

1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.

2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area  fungsional utama.

3. Kesadaran bahwa CiO adalah eksekutif puncak.

4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.

5. Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.

 

Model IRM

1. Lingkungan perusahaan

Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif.

 

2. Eksekutif perusahaan

CIO disertakan dalam kelompok  eksekutif yang mengarahkan perusahaan menuju tujuannya. Salah satu aktivitasnya adalah perencanaan strategis.

 

3. Area fungsional

Jasa informasi disertakan sebagai suatu area fungsional utama,  dan setiap area bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan.

 

4. Sumber daya informasi

Rencana strategis sumber  daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi akan diperolah dan dikelola.Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi dan sebagian didistribusikan di seluruh perusahaan slam pusat-pusat informasi dan area-area pemakai.

 

5. Pemakai

Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: